Cuando un proveedor se registra en el portal, debe de pasar por nuestro proceso de aprobación, donde personal de minigrip revisa que cumpla con todos los requisitos y autoriza al proveedor para presentar facturas a revisión a través del portal de Edivolt.
Cuando un proveedor es "Aprobado" puede subir facturas en formatos XML y PDF; también puede, y debe, adjuntar evidencias u otros documentos; y puede dar seguimiento a los pagos y subir sus complementos.
Los proveedores aprobados NO PUEDEN SER ELIMINADOS, pues permanecen de forma histórica, así que es muy importante aprobar sólo aquellos que son proveedores registrados previamente en GP, que cuentan con número de proveedor, que han proporcionado toda la documentación requerida y que cumplen con todas las políticas internas de Minigrip.
Supuestos:
Los proveedores que solicitan aprobación para utilizar el portal de proveedores ya cuentan con número de proveedor en GP., eso significa que ya han cumplido con los requisitos previos de inscripción del departamento de compras y tienen la capacidad para comercializar los productos o servicios que se les requieran a través de ordenes de compra. Si no tienen número de proveedor, no han cumplido con los requisitos de compras y no pueden ser aceptados en el portal.
Si bien no es su objetivo principal, el portal Edivolt contempla la actualización de algunos de los documentos que deben proporcionar los proveedores que ya tienen número en GP, como son: constancia de situación fiscal, opinión del SAT y carátula de la cuenta bancaria a la que se le hacen los pagos.
Responsables de ejecutar esta intrucción de trabajo:
A falta del encargado del área de cuentas por pagar, esta responsabilidad recae en:
Para proveedores de MATERIAS PRIMA Y EMPAQUE: Gabriela Contreras (Líder de compras) y Laura Ojeda (Analista de compras)
Para proveedores de TRANSPORTES: Juana Cuamatzi (Líder de Auditoría Corporativa)
Para todos los proveedores de la empresa DISEGRIP MEXICO: Christian Cisneros (Analista de Contabilidad)
Pasos de la Instrucción de Trabajo:
1. ingresar a la dirección Iniciar sesión (edivolt.com) con su nombre de usuario y contraseña asignados.
2. Del menú lateral elegir la opción solicitudes de acceso
3. En el listado de proveedores hacer clic en el icono de la lupa en el proveedor que se quiere aprobar
4. En los detalles de la solicitud, revisar en la pestaña "Adjuntos del proveedor" que fueron entregados todos los documentos solicitados
5. Aprobar o Rechazar la factura en la pestaña Aprobación
Fin de la instrucción de trabajo